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这次调研的目的有三个，一是找出M书店信息系统应用的主要问题；二是针对这些主要问题提出改革建议；三是协助处理一些历史遗留问题。
这次调研，M书店与广智公司都采取客观认真的态度，M书店各部门的负责人也都非常积极配合，这些为找出问题及其根源有很大帮助。
下面我们先对在各部门了解到的典型问题逐个进行分析，并提出一些建议。在报告最后，我们将对如何从根源上彻底改善提出一些看法。
一．物流部的问题
l 数据修改过程失去控制。各部门人员从各自视点出发，对数据进行修改，彼此又缺乏知照与核对，导致错改、重改频繁发生。
例一：存在有一张进货单，单号为80009593，物流部的操作员在数据交换到总部（当时连锁的服务器仍放在总部，物流是工作站的角色）之后发现《一课三练*一年纪语文上----国标北师大版》录入有错（录错品种），通知信息部进行修改，并且物流自己又修改了一遍，修改的方式是把错录的品种改0删除，再添加正确的记录）。这样物流录了数量400，信息部也录了数量400）。
例二：5月28号全部店盘点完毕之后，没有设置期初日期。在盘点结束之后，物流部发现5月28号前的数据有错，通知信息部修改，修改的数据以进货单为多。这样又造成了库存的差错。
l隐患：不当的单据修改会严重影响库存准确性，而且难于查找原因。
l建议：整理系统中的人员修改权限，对数据修改建立监督复核机制。尽可能用红字
冲减的方式来处理差错，而不是随意直接修改单据。
l 数据删除缺乏严谨控制。一方面，在没有验证数据已完整上交总部的情况下，信息部定期在零售门市上删除数据；另一方面，操作员人为删除数据的情况也不少见，例如：物流部的小林在7月15日的时候删除过记录号为90097569、90097636等的进货记录；物流部的小高在07月10日的时候删除过记录号为25197200、25197290、25197301等等的调拨记录。
l隐患：库存不准的可能原因之一，而且无法弥补
l建议：禁止随便删除数据，追究责任。
l 操作流程没有执行规范。经过数据检查后发现有不少品种，物流是先开调拨单再开进货单，导致本仓负库存出现
l隐患：有可能出现漏录进货单的情况，是造成库存不准及库存负数的原因之一。
l建议：规范操作流程，严禁物流绕过电脑的情况。
l 采购在查看“品种流动”报表时速度很慢；做“数据汇总”的速度同样很慢。
l原因：数据未经过优化处理。
l建议：1）把大量无效图书品种作停销处理；2）通过数据处理把期初库存定义在各
部门刚刚盘点完成之后的05年5月28日；3）升级电脑硬件配置；4）接受广智的数据
浓缩或定向优化服务（推荐）
二．门店的问题
l 数据交换没有起码的监控机制。没有人关心和检查数据交换结果，也没有制度保证数据交换结果。
门店在数据打包、通过电子邮件把打包文件发送出去之后，对于数据是否完整上交到连锁系统服务器，并没有与信息部进行横向的沟通（5月份之前仍然有检查的机制，但5月份之后就停下来了）同时，信息部在每个零售门市定期删除数据，这样有可能发生零售门市由于某些原因没有把营业数据及时上交给连锁系统服务器接收，而这些数据又已经被删除的情况。
l隐患：造成库存不准的原因之一
l建议：恢复5月份之前数据交换的监控机制，防止零售门市营业数据漏交。
l 城南分店的小可反映：有不少客户需要类似征订目录的资料，同时需要在这份资料上体现出品种的码洋与实洋，各零售店的做法通常都是先开批销单，选品种，输数量，填折扣，打印批销单出来给客户，再把记录数量改0删除。城南分店、城西分店都经常这样操作。
l隐患：造成库存不准的原因之一。这是一个非常严重的不规范操作，对于没有实际
出货的品种，是不允许开批销单的，这样频繁开批销单再删记录不可避免的会造成实
物进货与数据流脱节，弄乱电脑库存。
l建议：禁止这种不规范的操作。应借助收订单管理来处理上述需求。
l 商业街分店反映本店库存不准
l原因：商业街分店基本不保留历史数据。分店的库存都是通过总部服务器传输下去
的，以总店的为准，如果分店有数据没有完全上交给服务器就在本机上给删除掉，就
造成了服务器无法核算分店的库存，交换下去的库存也是错的。（其他零售店也有类
似的情况）
l建议：建立数据交换监控机制。
l 商业街分店的小陈反映：对于可以拆开来卖的套装书，物流录新书时既按分册一个个录入，并且又把整个套装书的系列书名作为一个品种又录多一遍图书资料。
l隐患：造成库存不准的原因之一。在销售及盘点的过程中，遇到此类套装书，不同
操作员选择没有统一标准，导致品种库存无法真正的一一对应。
l建议：对于可以拆开来卖的套装书，一般按分册书名一个个录入。遇到读者成套书
购买的情况，只要《全选》（选中这套套装书的全部分册）就可以解决。
l 没有应用自编唯一码改善一号多书带来的操作员正确选书问题，又没有合理的考核机制对此进行补偿。
l原因：（1）对一号多书没有编自编码；（2）对已停止销售品种没有做停销处理。
l隐患：造成库存不准的原因之一
l建议：编唯一自编号及及时处理停销书
l 城北分店零售开单速度非常慢，有时扫书号后要过几秒钟图书资料才显示出来，影响营业。
l原因：城北分店的机器内存不足（只有128M）；操作系统是windows2000, 而且还
装了一款比较耗内存资源的杀毒工具；
l建议：加装内存条；删除原杀毒工具，改装成诺顿。
l 城东分店发现零售单有单号不连续的情况。
l可能原因：（1）出货单（包括批销单、零售单）的单号流水是与出货退货单连接在
一起的，可能有些单号被退货单给占用了，就会有零售单号不连续，造成丢单的假
象；（2）两台机通过网线直接连网，中间没有集线器或者交换机，导致网络工作站
有可能出现零售数据无法提交的问题。
l建议：为城东分店增加一台集线器或者交换机，增强网络稳定性（其他使用网线直
连的门市都必须加装集线器或交换机）。
l 城东分店的网络工作站有时会出现odbc call faile数据源出错的提示
l原因：跟上面一条的原因一样，也是两台机通过网线直接连网，中间没有集线器或
者交换机，网络不稳定
l建议：为城东分店增加一台集线器或者交换机，增强网络稳定性。
l 中心店发现有零售挂单，再把挂单调出，如有更改折扣的情况有可能导致零售数据提交不成功。
l原因：这是旧程序的BUG
l建议：经常关注广智网站，及时更新程序。
三．采购部的问题
l 采购部没有及时进货，导致某些畅销书脱销的情况出现
l原因：库存不准导致采购部采购时无法以电脑数字作为依据
l建议：认识库存不准的原因后，通过各部门的努力提高库存准确性，使采购部能够
信赖电脑数据。
四．如何从根源上改善
从上面列出的问题可以看出，M书店信息系统的应用问题，基本上是比较简单的“低级错误”，即没有执行基本的操作规范。这些规范比较直观，只要管理层重视，在制度执行和部门沟通上稍下一点功夫，取得明显的改善并得以保持不是难事。
出现这种“低级错误”的最主要原因是信息不足，即公司高层对信息系统如何运作、对如何管理信息化缺乏了解，导致在企业管理中出现了缺乏控制的真空地带。
信息应用是一个螺旋上升的过程，由于企业认识和内部资源的限制，一步到位是不现实的。我们建议M书店：先以本报告为参照，对一些明显的规范执行问题进行制度化约束，并对一些部门建立适当的考核奖罚机制；在取得初步的成果和经验后，进一步与广智沟通，在条件合适时进行深度的流程梳理。现在公司高层和各部门对如何执行与信息应用有关的制度缺乏体验，也缺乏信心，立即进行流程梳理效果是不好的，我们认为先从明显问题入手取得正向体验最为重要。
M书店信息应用当前的主要矛盾是库存不准问题，应把注意力集中于此主要矛盾，通过规范应用秩序，在管理根源上建立库存准确的保障。当电脑库存不准时， 70%以上的软件功能是不能发挥或毫无意义的，只有基本解决了库存不准问题，M书店才能真正进入信息化应用之殿堂。也只有在这个时候，把注意力投向软件功能才是合适的。