信息化第一步：企业内部信息化

　　没有各个企业内部的信息化，都是一句空谈。1997年管理浙版书库存后，浙江新华也曾经想过和所有出版社都进行数据互通，但是发现很多出版社的信息是分散的。“出版信息在印刷制作公司，发货信息在物流公司，内部的编辑信息又是另外一套系统，连内部都不连通，怎么和外部连通？”吴键对此表示质疑。

　　选择信息系统的困惑

　　书业企业一般没有能力开发自己的系统，只能购买商业软件。但记者发现，选用什么样的信息管理系统，是出版社、书店普遍的困惑。
　　中国建筑工业出版社也曾遇到过一些问题。该社副社长王佩云表示：“在信息化建设方面，出版社目前最大的困难是在软件开发上，如果由第三方来操作，后期服务往往跟不上。而且出版社库存、印量都属于出版社的商业秘密，一旦泄露，可能会给出版社带来一些损失”。为了方便系统对接，他希望能由总署组织，开发一个统一软件，由各出版社使用。
　　高教社、四川新华文轩先后采用德国的SAP媒体管理软件。IBM在四川新华实施SAP的负责人在调研了大量书店后也认为，除了一些细节外，书业的业务流程和管理要求与一般商业零售/连锁是非常相似的。
　　有实力的企业可以自己组织开发系统。浙江新华的经验是要“以我为主”。“我们之所以成功，是因为在不同阶段与不同的软件商合作。只依托窗体底端

开发商是不行的，还必须有一定的自己的力量，核心部分要有自己的知识产权，才可能不断创新发展。我们不用现成的产品，只是使用开发商的技术，进行阶段性的合作。”吴键说。
　　针对企业不重视内部技术人员的现象，他认为：“虽然专业技术的部分由技术公司来做，但是只有自己人，才能与企业共命运。”此外，还必须对技术人员做好定位。技术人员不能仅仅把自己看成搞技术的，应该侧重对企业的理解，侧重于做构思和业务方案。像社内技术人员这样的中间角色，既了解功能实现，又了解业务需求和流程，信息系统出来以后实施的障碍就小得多。因此他认为“技术实现是容易的，创意是困难的”。
　　既然如此，还有必要和软件商合作吗？他说：“必须清楚我们不是技术公司，而只是追踪和利用技术。”

　　信息化的痛苦

　　电子工业出版社在1994、1995年开始内部的信息化。据敖然回忆，当时电子工业出版社社长梁祥丰思想很前卫，他提出要开发出版社自己的信息管理系统。他有一个朴素的想法：电子出版社直属信息产业部，而信息化可以提升这个行业的水平，我们要依托这个背景来为这个行业做贡献。如果没有这样做，就有悖于自己的出身。
　　2001年，该社自行研发的出版社管理信息系统(PMIS)通过了新闻出版总署的验收。“5年的研发，5年的应用。这个过程是漫长的，也是痛苦的。”敖然说。
　　首先，为内部各个流程之间提出需求是痛苦的。体现在懂开发的人不懂出版，懂出版的人不懂怎样利用软件，双方沟通遇到了障碍，出版人员不能对开发提出全面、客观的意见。
　　另一个痛苦是“应用时的痛苦”。主要是信息系统应用时人的接受能力存在差距。“我想如果当时不是强制推进，也许我们会停滞不前。第一个阶段可以说是比较盲目的，认知不充分，没有充分发挥软件的作用。不过这是目标逐渐清晰化的过程。”
　　敖然认为，“这些年社里在信息化的应用中获得了实惠，体现在出版管理上，出的问题少了，查询图书的选题、库存、销售、退货等情况方便了。现在全社上下对信息化管理都持认可的态度，各部门对它的依赖程度越来越高。”正因为这些实惠，该社利用今年搬新址之机，信息化方面又投入了近700万元。迄今为止，信息化方面已经累计投资了1千万元。
　　电子工业的信息化是超前的。“我们的信息系统，10年前就不落后，未来10年内也不落伍！”敖然表示。以网络为例，搬新址后网络带宽达到100兆，到达桌面带宽为10兆，而以前的带宽才10兆，到达桌面带宽才1兆。“我们的带宽是一般单位的10倍。”

　　信息化是管理问题

　　“信息化，更关键的是管理科学化，把先进管理理念贯注到软件系统中。”陈源蒸说。
　　浙江新华1986年就开始计算机应用，1995年从业务订单系统、财务结算系统到物流系统的“一体化”互通，体现了流程管理的理念。
　　“这是一个里程碑式的工作。我们想把整个业务流程都管起来。传统上，一个单位有三个部门“三本帐”：比如一套《毛泽东选集》，三个部门都有手工制作的卡片，业务部门有一套，仓库有一套，财务部门有一套，很容易出错，可是谁都说自己没错。一体化之后数据很透明，这个问题就不存在了。”吴键说。
　　实际上，他认为：“一单生意，从下订单、发货到财务结算，必须整个流程下来才算完成。”
　　为什么一开始就想到一体化呢？1986年使用计算机的时候，都是用来打销售单据的，一下子就替代了12个人的工作。他想，如果整个业务流程都信息化，工作的效率将更高。
　　根据企业应用集成(EAI)观念，业务、财务、物流三个系统不能分开，才能完整反映整个生产过程。目前虽然很多单位采取了补救的办法，但就像在原来的三个木桩上铺上一块木板，表面上看也能集成，实际上有很多隐患。
　　吴键认为要意识到，信息化的目标是完整地去管理整个企业的所有流程，而不只是管理某个部门。很多单位把软件系统当作部门的事情，而不是企业级的，这是一个误区。“为什么说信息化是‘一把手工程’呢？就是因为信息化是战略问题，只有一把手才能把握企业方向，而部门容易就事论事。”

信息化的瓶颈：出版社

　　《图书流通信息交换规则》课题工作组副组长、新华出版物流通公司技术总监白晓伟指出：“信息化是需求驱动、业务驱动的。”纵观出版业信息化热点转移的历程，我们可以发现其深层的原动力还是市场需求。市场压力最大者，也是信息化的积极行动者。随着市场格局的变化，信息化的阶段性主力军，逐渐从市场终端的图书馆开始，逐步延伸到书店，再扩展到出版社。关键在于，出版社是否已经意识到了自己肩负的责任？

　　信息化的图书馆动力

　　很多研究人员都有过这样的经历：在北京图书馆巨大的目录大厅中，花上半小时甚至一天的时间，在目录卡片柜中查找自己想看的图书文献资料，找到后填写索书单借阅图书。如今，目录卡片柜已经换成了一台台电脑，读者已经可以实现电脑查询，几分钟内就可以得到结果。这样的情形，在图书馆已经是普遍的现象。
　　正是读者的需求，促成了图书馆业巨大的信息化进步。“图书馆是大学的重要标志之一。在大学，校长可能不关心出版社办得好不好，但是非常在意学生对图书馆的意见。”富平告诉记者。
　　富平曾任国家图书馆前任采访部主任，现任数字图书馆管理处处长。她认为图书馆界在信息化、标准化方面的工作，要领先于整个出版业。1957年全国就有图联机构，开始卡片联合编目，共享编目资源。1979年我国成立文献标准化委员会，跟踪国际标准ISO TC46。
　　图书馆标准方面，我国早在1976年就开始介绍研究美国的LCMARC，1990年，北京图书馆率先使用计算机文献编目。1991年书目文献出版社正式出版《中国机读目录通讯格式》(CNMARC)。1996年2月，文化部发布文化行业标准，规定全国公共图书馆自1996年7月1日起均需采用CNMARC进行图书编目。
　　据富平分析，图书馆在信息化上领先，是由图书馆服务的性质决定的。因为不在编目等方面信息化，就难以为读者提供快捷的文献检索和借阅服务。另一方面，文化部、教育部、财政部等相关国家部门为图书馆业投入了巨额的资金，这在出版业也是难以想象的。
　　近年来，图书馆逐渐成为团体购书的大客户。因此图书馆的信息化需求和市场竞争也带动了书店信息化的发展。
　　早期书店的信息化水平很低，没有什么书目可言。富平还记得，1987年她担任北京图书馆采编部主任时，拿着单子去到书店去采购。书店居然让她到堆满图书的库房去自己找书。书款的计算用的是算盘，往往算了好几遍每一次结果都不一样。书店在书完成销售之后也没有销售清单。
　　10年后的情形已经完全不同。由于一些中小图书馆没有能力编目，要求书店提供编目数据。在市场竞争的环境下，书店也开始以此作为吸引图书馆的手段。“1996年1997年我还在国家图书馆采编部，当时西单图书大厦和我们谈编目的事情，正好陈源蒸、许绵等专家在推广CIP，与图书馆编目有相似之处，这样编目开始引起全社会的关注。”至今，书店的图书馆服务已经从编目延伸到制作标签、送货上架。
　　北京人天书店是1998年开始从图书馆业务起家的。该书店董事长邹进很庆幸抓住了20世纪九十年代图书馆大发展的机遇。“我们在信息化方面尝到了甜头。”他如此道出书店得以快速发展的秘密。在其他书店不能给图书馆提供编目数据的时候，编目成为人天重要的竞争优势之一。

　　分销商走上前台

　　总署发行司牵头、各发行巨头加盟，显示了图书发行界对标准化、信息化的渴望。
　　《图书流通信息交换规则》是行业标准，但是积极促成标准的主要不是出版社，而是新华书店。10名主要起草人中，张福海来自官方，汪东波来自国家图书馆，周立伟、白晓伟、陈云、潘明青、李列群、吴键、杜超宇均来自书店，仅有杨建忠是出版社。
　　根据世纪集团总裁陈昕的分析，1995年前后中国书业逐步走向买方市场。最接近终端市场的中下游书店，最先感受到市场的压力，这个压力和业务管理的需求驱动合成了图书流通领域信息化的推动力。
　　广智图书软件公司总经理黄为东认为，市场格局的变化促使书店努力去适应市场化的需求：书店个数与单店经营面积都在增加，书店品种的海量增加，因此交易频度与数量显著放大。
　　在这种情况下，批发、零售环节不得不使用电脑管理，信息系统帮助图书企业实现了由码洋管理到品种管理的第一次飞跃。随后的数年，关于中盘、集团化的讨论日益深入，突破地区贸易壁垒、打破条块分割、营造全国统一市场成为书业热点话题。进入新世纪后，大型书城、连锁经营迅速发展，加速了书店信息化的进程。
　　在大型分销商中，浙江新华书店集团是信息化的领先者。据潘明青介绍，浙江新华从1995年开始上马计算机系统，已经更新换代三次，全面实现了门店的全面业务处理计算机化。

　　出版社能否接好下一棒？

　　白晓伟告诉记者，确定实施单位名单，一是根据态度，要有实施标准的愿望；二是看其内部条件，要有基础的硬件、软件系统。同时根据总署的部署，把一些大社加进来，最终确定了22家实施单位。
　　记者看到，出版社占了大多数。其中有新华出版物流通公司、浙江新华、江苏新华、上海新华、四川新华文轩、深圳新华6家发行机构，科学、商务、人卫、化工社、建工、人文、机工、人邮、清华、北大、外研、医药科技、人大、地图、电子工业、人民社16家出版社。
　　化工出版社社长助理杨建忠认为，出版社由于产品及流程差异个性比较强,而新华书店在管理上已经趋同，流程相似，6家就有足够的代表性了。

　　另一方面也说明，全行业信息化的接力棒逐渐转移到了出版社手中。
　　但是,出版社为什么普遍对信息化“不冷不热”？杨建忠认为，“书店如果不信息化就影响到主体工作,而出版社不信息化目前还未影响主体工作。”这主要在于经营管理宽度的区别，书店每年要管理几万甚至几十万种图书，而出版社最多也就几千种，老觉得每年才出几百种书，脑子就能记住。
　　实际上，由于产品信息不能在供应链上下游对称流动，不仅大大提高了交易成本，而且制造了交易屏障，扩大了交易风险，并且风险正逐步向上游转移，进而助长了行业诚信危机。在市场的压力面前，出版社不可能一直独善其身。(本刊记者张王君、马晓丹、卢芳对本文亦有贡献)